Rekisterien yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakas/työsuhteen syntyessä, ja työnhakuprosessien käynnistyessä. Tiedot kerätään yhteyshenkilöiltä ja työnhakijoiden antamista ilmoituksista. Tietoja tulee myös kolmansilta osapuolilta, kuten verottajalta, työterveyslaitokselta, ulosottovirastolta, asiakasyritykseltä työntekijöihin liittyen jne.

Tietoja ei luovuteta tarpeettomille, ulkopuolisille tahoille. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistamistilanteisiin liittyvä tietojen antaminen toimeksi annon saaneelle (kuten tilitoimistolle), ei ole henkilötietojen luovuttamista.

Tarpeellinen, säilytystä vaativa manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa. ATK:lla käsiteltävät tiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta salatulla sähköpostiyhteydellä, sekä henkilökohtaisen salasanan takana olevilla sisäisillä järjestelmillä.

Tietokannan käyttöoikeudet on rajattu henkilökunnan työtehtävistä riippuen tarpeelliselle tasolle. Henkilötietojen käsittelyissä kunnioitetaan rekisteröidyn oikeuksia ja yksityisyyden suojaa, ja noudatetaan henkilötietolain luomia raameja. Kerättävien henkilötietojen määrä minimoidaan, ja pyritään mahdollisimman paperittomaan linjaan.

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus pyytää itseään koskevien virheellisten tietojen korjaamista tai tietojen poistamista ja pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisterin pitäjälle tai yhteyshenkilölle.